1.   文档管理的对象

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    在产品的整个生命周期中与产品相关的信息是多种多样的。这些信息以文件或图档的形式存在，统称为文档。它们包括设计任务书、设计规范、二维图纸、三维模型、技术文件、各种工艺数据文件(工艺卡、工序卡、工步文件、刀位文件等)、制造资源文件(设备文件、刀具文件、夹具文件、量具文件等)、合同文书、技术手册、线路原理图、使用手册、维修卡等。在企业中，这些文档分属于不同的部门，具有不同的动静态特征，由不同的人员管理。

    设计部门中的设计规范、标准、技术参数文件等是在设计过程中保持不变的静态文档，而在设计过程中生成的零部件二维图纸、三维模型、技术文件、有限元分析报告、产品结构分析报告、热处理数据、测试报告等属动态文档。

    工艺部门中的文档也有动、静态之分。静态的工艺文档包括标准化的工艺数据、工艺规程；而动态工艺文档是指零部件在生产工艺规划过程、装配工艺规划过程中产生的文档，如工艺卡、工序卡、工步文件、刀位文件、装配文件和测试报告等。

生产部门中的文档以动态的居多，如NC代码文件、设备状态信息等。

    计划管理部门主要对产品的生产过程进行计划管理。它以原材料的属性、设备及人员的生产能力、标准的生产工艺和工时定额、产品结构等数据为基础，完成对生产计划、库存台账、合同、成本的制定与管理。它产生的主要文档为各种报表文件等。

    销售部门涉及的文档有使用手册、维修卡、备件单等。

    此外，还有一些文档可归结到档案部门，如合同文书、设计任务书、可行性论证报告、需求分析报告、概要设计报告、详细设计报告、各种更改记录等。

2.文档分类文档具有不同的分类方法，有按照文件的来源进行划分的，有按照文件的动静态特征进行划分的。比较典型的是按照文档存在的状态进行划分，将其分为文本文件、数据文件、图形文件、表格文件和见表2-1。

表2-1文件类型分类

在PDM中，往往通过文件夹作为连接零部件对象与文档的桥梁，通过对文件夹的分类来达到对各种不同文档的分类管理，如可以通过合理建立设计过程、工艺过程、制造过程、更改过程等，对每一个过程建立一个专门的文件夹来管理该过程中涉及的文件。

一个文件夹中可以包含多个文件，文件夹与文件的关系就好像计算机操作系统中文件夹(目录)与其包含的文件间的关系一样。产品以及零部件可以有多个文件夹，这些文件夹管理着多个不同的文件。通过建立文件夹与零部件间的关联指针，实现对产品不同文件的分类管理。通过这种管理方式能够更好地完成产品从设计、制造到销售整个生命周期中信息管理工作。

3.文档管理的功能

    (1)文档的管理方法

    文档在PDM中可以有两种管理方法:一种将文档进行“打包”管理，即将文档整体看作一个对象，规定其名称、大小等描述信息，并将这些信息放到PDM数据库表中，而文档的物理位置仍然在操作系统的目录下，由PDM提供管理该文档的机制；另一种是将文档内容打散，将其内容分门别类放到数据库中，由PDM提供分类查询，或建立其与其他数据库中对象的关联，并提供图示化的管理工具。

    文本文件以说明性的文字为主，信息不便于计算机识别，因此，一般对其进行整体打包管理；数据文件与音像文件的特点是信息量大，数据脱离了具体的应用程序就会失去意义或无法显示，因此也以对文件进行整体管理为好；图形文件，如来自CAD的三维模型文件或二维图形文件，也需要结合具体的图形软件管理，一般也管理文件整体。

由于表格文件具有数据结构化与逻辑性强的特点，因此一般采用打散管理方式，但需要区别不同的情况。例如，表征零部件构成关系的材料明细表，它是CAD的输出文件。从保证数据一致性角度出发，应从该文件中提取产品结构树各节点及层次关系信息，并将它们分别放到PDM的零部件表与关系表中。

而对于来自CAPP的工艺文件，如果仅仅需要管理工艺卡片，就按照文件对象整体进行管理；但如果还需要管理具体的工艺与资源信息，则可以从工艺文件中分别提取出工序、工步、装卡、夹具、机床、设备等信息的具体内容，放入PDM的数据库中。

    (2)文档管理的功能

①文档对象的浏览与导航:该功能可按对象属性进行文档查询，即可根据文档的类型、名称、状态、所属的项目、文档所有者等属性进行查询，也可根据文档与零部件的关联指针。查询该文档描述的零部件情况。

对文档对象的浏览。既可以查看文档的属性概况以作总体概览，还可以利用PDM系统的文，本编辑器打开该文本文件，浏览文件的具体内容，并在权限许可时直接进行修改。在有其他载体编辑器的情况下，还能浏览图形文件、多媒体文件等。文档对象的浏览与导航能满足PDM用户方便、快捷地查询并获取所需的当前或过去的技术资料，减少并杜绝重复设计，从而可大大缩短系列产品以至新产品设计的时间。

    ③文档的分类归档管理:该功能提供按照不同类型的文档进行分类查询、分类归档，使各类文档在系统中不再是杂乱无章的，而是按照文档类型有序管理，一方面缩短了信息查询的时间，另一方面使得相关产品信息的描述更直观、更清晰。

    ③文档的版本管理:在产品设计过程中。经常存在设计修改的情况。例如，CAD对产品零部件结构的修改，将引起材料明细表文件的改变，进而影响CAPP产生不同的工艺规划，还会带来制造等其他方面一些连锁变化。在这种情况下，如何保证前后数据的一致性是非常重要的问题。通过文档的版本管理，可将文档的每一次变化设置为不同的版本，建立不同版本间的对应关系，以保证在特定的时间阶段对应特定**的数据。文档的版本往往是通过与之关联的文件夹来体现的。

④文档的安全控制:文档在计算机中存放是否安全，是否会由于意外事故而丢失，会不会遭到非法的复制、修改和调用，即保密性如何，这是文档管理的重要问题。PDM通过将文档放置于不同的电子仓库中，对不同的用户赋予不同的操作权限，使得他们只能在规定的权限下处理规定范围内的文档，保证各类文档不被非法盗用和修改，从而保证文档在计算机中的安全性。其次，PDM可以将提供给其他用户共享的文档放置于专门的共享电子仓库中，只有对共享电子仓库具有查询权限的用户才能看到相关的资料。此外，为了防止意外事故造成不必要的损失，系统还提供定期数据备份的功能。

电子仓库与文档管理的关系

    通过电子仓库可以比较方便地实现文档的分布式管理与共享，如图2-2所示。生成的文档存人时，首先要通过规则约束检查，只有符合操作权限的用户才能将文档存人电子仓库中。这时文档的元数据将存入元数据库中，具体文件则放人指定的某一文件系统的相关路径中，而打散的物理数据则放人指定的数据库中。检出操作与检人操作相反，不同的是，用户在自己的计算机上就可以检出他需要的文件，而不需要知道具体存放地点。

图2-2文档在电子仓库中的管理